בהעדר נתוני הנהלת חשבונות עקב מקרים של וירוסים, כשלים טכניים , שריפה, שיטפון וכו' בסמכות פקיד השומה להוציא שומה עפ"י מיטב השפיטה.

 

עפ"י הוראות מס הכנסה  הנוגע לרישום המערכת הנה"ח ושמירתה קובע סעיף 25 (ו) 2 – "בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס, ייערך גיבוי למערכת החשבונות הממוחשבת, למעט לתוכנה המנהלת את מערכת החשבונות; גיבוי כאמור יישמר במקום שעליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה, השונה מהמקום שבו מוחזקת מערכת החשבונות הממוחשבת של הנישום..."

 

1. ההוראה קובעת באופן חד משמעי שמערכת חשבונות ממוחשבת חייבת להישמר באמצעי אחסון ממוחשבים (הכונן הקשיח, תקליטור, תקליטון, קלטת גיבוי וכיוב'). ראוי לציין שמערכת חשבונות ממוחשבת כוללת את התוכנה, בסיס הנתונים, טבלאות עזר ואמצעי האחסון הממוחשבים.

 

2. מוטלת חובה על נישום המנהל מערכת חשבונות ממוחשבת לבצע גיבויים שוטפים. כיוון שהגדרת מערכת חשבונות ממוחשבת כוללת גם את התוכנה ותוכנה אינה יכולה לגבות את עצמה, הגיבוי השוטף יכלול רק את הנתונים המנוהלים באמצעותה,  אולם אין זה מבטל את הצורך לשמור את התוכנה באמצעים ממוחשבים. הוראה זו באה לצמצם את התופעה של נישומים אשר מערכת החשבונות הממוחשבת שלהם אובדת כתוצאה מוירוסים, כשלים  טכניים במחשב או חבלה של אחרים.

דרישת גיבוי תפתור כמעט לחלוטין את העוול הבלתי נמנע שנגרם לנישומים אלו אשר בהעדר יכולת להמציא את הספרים מוצאת להם שומה לפי מיטב שפיטה.

 

יובהר כי התוכנה חייבת לערוך גיבוי לבסיסי הנתונים,  אותם היא מנהלת,  על הנישום לקחת את הקבצים שנוצרו במיקום הידוע מראש ולהעבירם למדיה חיצונית, כפי שמתחייב מהוראה 25(ו).